Microsoft Excel เป็น โปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet Software) ที่ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือการวิเคราะห์ที่ดีที่สุดสำหรับเหล่านักวิเคราะห์ข้อมูลเสมอมา แต่การใช้งาน โปรแกรม Excel นั้น ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่เหล่าผู้คนที่ต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมากเป็นประจำหรอกนะ เพราะสำหรับผู้ใช้งานทั่วไปแล้ว โปรแกรม Excel ก็มีประโยชน์อีกมากรอให้คุณไปใช้งานเช่นกัน
โดยเราสามารถนำ โปรแกรม Excel มาประยุกต์ใช้สำหรับการใช้งานทั่วไปในแต่ละวันได้ ตั้งแต่การทำตารางเช็คชื่อทำงาน / เข้าเรียน ไปจนถึงการควบคุมรายรับรายจ่ายในแต่ละเดือนได้ด้วย
1. ติดตาม และจัดการข้อมูล
(Information Tracking and Management)
โปรแกรม Excel เป็นที่ใช้งานกันอย่างกว้างขวางในแวดวงธุรกิจ โดยเฉพาะการจัดการขอบข่ายงานทั่วไป ตั้งแต่การกระตุ้นยอดขาย ไปจนถึงการติดตามสต๊อกของ ทุกอย่างล้วนอยู่ใน โปรแกรม Excel ได้หมด ซึ่งภายในขอบเขตการจัดการข้อมูลพวกนี้ สิ่งที่คุณจะสามารถใช้งานได้ ก็เช่น
การติดตามสต๊อกของ
โดยโปรแกรม Excel มีชื่อเสียงเลื่องลือด้านการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) มาแต่ไหนแต่ไร ด้วยความที่มันสามารถเก็บข้อมูลแบบหลายแถวได้ ทำให้เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับบรรดาธุรกิจต่าง ๆ และองค์กรทั้งหลายที่ต้องรับมือกับผลิตภัณฑ์และบริการต่าง ๆ ที่ตนมี
และเมื่อต้องการติดตาม (Track) คลังสินค้า ก็สามารถสร้างตารางสรุปผลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด (Pivots) และใช้งานฟังก์ชันต่าง ๆ เพื่อติดตามผลิตภัณฑ์ที่ต้องการได้ และเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่ป้อนข้อมูลอัตโนมัติใน โปรแกรม Excel ไว้ เพื่อช่วยลดภาระการจัดการข้อมูลได้อีกทาง
การติดตามการเข้างาน
ในบริษัทที่มีพนักงานเป็นศูนย์กลาง คุณสามารถใช้ โปรแกรม Excel เพื่อติดตามเวลาการเข้างานของพนักงานได้ และสร้างแดชบอร์ดที่มีข้อมูลการเข้างานโดยละเอียดได้ ซึ่งถ้าหากคุณมีการข้อมูลเพิ่มเติมอื่นใดเข้าไป ก็จะสามารถมองเห็นภาพรวมการเข้างานได้ชัดเจนขึ้นด้วย
รายงานประสิทธิภาพการทำงาน
หากคุณต้องการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพัฒนาตามเกณฑ์ประเมินผลรายบุคคล (KPIs) ในแต่ละเดือนแล้วล่ะก็ โปรแกรม Excel ก็สามารถทำได้ทุกสิ่งทุกอย่างตั้งแต่การจัดการบันทึกข้อมูล ไปจนถึงการบันทึกข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องไว้ในชีต (Sheet) เดียวกัน และใช้สูตรคำนวณในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการประเมินได้ภายในโปรแกรมเดียว
2. ตัวจัดการบริหารเวลา
(Time Management)
รู้หรือไม่ว่า คุณสามารถใช้งานชีต โปรแกรม Excel ในการเพิ่มประโยชน์ในการทำงาน และเป็นตัวติดตามเวลาการทำงานได้ด้วยนะ เพราะตาราง โปรแกรม Excel มีฟังก์ชันเกี่ยวกับวันและเวลาให้เลือกใช้งานเยอะพอสมควร ฟีเจอร์บางส่วนที่นิยมใช้กันบ่อย ๆ ก็เช่น
- Daily Life Planning
(วางแผนชีวิตประจำวัน) - Part-time, Full-time Schedule
(โครงการที่ต้องใช้พนักงานทั้งแบบกะ และแบบเต็มเวลา) - Roadmap, Project and Timeline Tracker
(ตัวติดตามแผนงาน โครงการ และเส้นเวลา การทำงานที่ต้องการ)
ซึ่งรายการตัวอย่างด้านบนก็ไม่ได้มีอยู่เพียงเท่านั้น แต่ยังมีวิธีอื่น ๆ อีกมากที่สามารถใช้ โปรแกรม Excel มาประยุกต์กับการบริหารจัดการเวลาได้ดี และหากอยากจะให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็สามารถสร้าง การจับเวลามะเขือเทศ (Pomodoro Tracker) ในโปรแกรม Excel เพื่อให้คุณโฟกัสกับงานได้ดีขึ้นได้ด้วย
3. วางแผนการติดตามเป้าหมาย
(Goal Planning and Tracking Progress)
การวางแผนติดตามเป้าหมาย ถือเป็นสิ่งสำคัญกับการทำงานในทุกโปรเจกต์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเครื่องมือติดตามเวลาการทำงานเช่น แผนผังคุมกำหนดงาน (Gantt Chart) หรือแผนผังอื่น ๆ ที่สามารถใช้ข้อมูลพื้นฐานเวลา อิงควบคู่ไปกับจำนวนงานที่ต้องทำภายใน โปรแกรม Excel ได้
และหากคุณมีเป้าหมายย่อยที่ต้องทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด ก็สามารถจัดการแชร์ให้เพื่อนร่วมงานเพิ่มรายละเอียดและความคืบหน้าในการทำงานในชีตเดียวกัน พร้อมทั้งติดตามผลการทำงานไปพร้อม ๆ กันได้เลย
4. จัดการเงิน และติดตามการใช้จ่าย
(Budget Management and Finance Tracking)
นอกจากนี้แล้ว โปรแกรม Excel ก็ถือเป็นเพื่อนของนักบัญชีทุกคน เมื่อคุณต้องสร้างตัวติดตามการใช้จ่ายรายเดือนแบบละเอียดสำหรับองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้การบัญชีในตัวและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับคณิตศาสตร์เพื่อติดตามการเงิน งบประมาณ และบัญชีของคุณได้ องค์กรและวิสาหกิจที่มีรูปร่าง ขนาด และรูปแบบต่าง ๆ ใช้ โปรแกรม Excel ร่วมกับเครื่องมือทางบัญชีและการเงินอื่น ๆ เพื่อปรับปรุงมาตรฐานการบัญชีของตน
นอกจากนี้ ยังสามารถสร้างบัญชีแบบละเอียด และงานที่เกี่ยวข้องกับการเงินในด้านต่าง ๆ เพื่อทำให้รายงานครอบคลุมยิ่งขึ้น อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งรายละเอียดต่าง ๆ ใส่สูตรคำนวณ และสร้างการแจ้งเตือนภายใน โปรแกรม Excel เพื่อไฮไลท์จุดสำคัญในธุรกิจของคุณได้อีกด้วย
5. การวิเคราะห์ข้อมูล
(Data Analysis)
การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของทุกองค์กร และนักวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากก็ยังใช้ โปรแกรม Excel สำหรับการทำงานที่ต้องขับเคลื่อนด้วยข้อมูลกันอยู่ในปัจจุบัน เพราะเราสามารถทำทุกอย่างได้ตั้งแต่การสร้างรายงานประสิทธิภาพอย่างละเอียดไปจนถึงการคำนวณสมมติฐานที่ขับเคลื่อนด้วยการวิเคราะห์ใน โปรแกรม Excel เพราะการใช้ โปรแกรม Excel ถือเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์และติดตามตลาดได้ดีมากตัวหนึ่ง
เพราะการใช้งาน โปรแกรม Excel คุณสามารถสร้างแถว (Rows) ข้อมูลได้ยาวขนาดไหนก็ได้ตราบเท่าที่ยังอยู่ในชีตเดียวกัน อีกทั้งสามารถนำสมุดงาน โปรแกรม Excel หลาย ๆ ไฟล์ ไปรวมเข้ากับ ภาษา Python หรือภาษาเขียนโปรแกรมอื่น ๆ ได้หลากหลายด้วย
6. การแสดงข้อมูล
(Data Visualization)
ในบรรดาบริษัทและธุรกิจต่าง ๆ ต่างก็พึ่งพาข้อมูลเพื่อประกอบการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก ซึ่งข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการตัดสินใจก้าวสำคัญต่าง ๆ ขององค์กรในอนาคต และยังช่วยให้คนทั่วไปสามารถเข้าใจภาพรวมได้ง่ายขึ้น แถมยังทำให้การสร้างกราฟอื่น ๆ และโหลดข้อมูลจากชีต ไปประมวลผลใน ซอฟต์แวร์ (Software) อื่น ๆ ต่อได้
อย่างไรก็ตาม โปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมที่ค่อนข้างยืดหยุ่นพอสมควร และสามารถทำงานผสานกับแอปพลิเคชัน (Application) อื่นได้ดีไม่ว่าจะเป็นแอปพลิเคชันในเครือ Microsoft Office เอง หรือโปรแกรมที่นอกเหนือจากนี้
7. การจัดการรายรับรายจ่าย
(Expense Management)
บรรดาเจ้าของบ้านและผู้ดูแลรับผิดชอบค่าใช้จ่ายภายในบ้าน นิยมใช้ โปรแกรม Excel เพื่อติดตามรายรับรายจ่ายในทุก ๆ วัน โดยใช้เพียงแค่ชีตง่าย ๆ แผ่นเดียวในการควบคุมทั้งรายรับและรายจ่ายที่เกี่ยวข้องไม่ว่ารายการเล็กหรือรายการใหญ่
เพียงแค่เพิ่มสูตรคำนวณให้โปรแกรม Excel จัดการคำนวณทั้งรายได้และรายจ่ายในแต่ละเดือนให้แบบอัตโนมัติ ซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือบัญชีที่ซับซ้อนแต่อย่างใด แถมถ้าคุณชอบการเห็นเอกสารแบบเป็นแผ่น ๆ สามารถจัดเก็บให้พร้อมค้นหาไว้ใกล้ ๆ ตัวแล้วล่ะก็ คุณก็สามารถพิมพ์ (Print) ออกมาได้ด้วย
8. การคำนวณอย่างรวดเร็ว
(Quick Calculations)
เมื่อ โปรแกรม Excel มีสูตรคำนวณต่าง ๆ และรูปแบบตารางที่หลากหลายสำหรับการคำนวณหลากหลายรูปแบบ การใช้กระดาษและปากกาก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป เพราะสมุดงาน โปรแกรม Excel สามารถทำทุกอย่างให้คุณได้เสร็จสรรพในไฟล์เดียว ไม่ว่าจะเป็นค่างวดรถ ดอกเบี้ยเงินฝาก เงินกู้ สินเชื่อบ้าน ฯลฯ เพียงแค่ใส่อัตราดอกเบี้ย เงินต้น ค่างวดที่จ่าย หรือตัวเลขที่จำเป็นต่อการคำนวณเข้าไปในแต่ละช่อง คุณก็จะเห็นภาพรวมเงินที่ต้องจ่าย และยอดเงินคงค้างได้อย่างรวดเร็ว
