การที่มีเซลล์ (Cells) ที่มีข้อมูลซ้ำกันปรากฏในโปรแกรม Microsoft Excel (โปรแกรม Excel) นั้น จัดว่าเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้บ่อยครั้ง ซึ่งในการทำงานมัน ก็มักจะมีสถานการณ์ที่เราอาจต้องตรวจสอบข้อมูลที่ซ้ำกัน หากข้อมูลมีจำนวนไม่มาก การไล่ดูด้วยตาตัวเองมันก็พอทำได้อยู่ แต่หากข้อมูลมีจำนวนมากหลักร้อย หลักพัน การไล่หาเองนอกจากจะเสียเวลาแล้ว ก็ยังมีโอกาสผิดพลาดจากการตาลายอีกด้วย
วิธีไฮไลต์ข้อมูลที่ซ้ำกัน ในโปรแกรม Excel (How to highlight duplicate data in Excel ?)
ภายในโปรแกรม Excel เราสามารถเลือกพื้นที่ Cells ที่กำหนด แล้วสั่งให้มันทำไฮไลต์ข้อมูลที่ซ้ำกัน โดยการใช้งานคุณสมบัตินี้ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรที่มีความซับซ้อนแต่อย่างใด เพราะเราจะใช้เครื่องมือ Conditional Formatting กำหนดเงื่อนไขรูปแบบในการแสดงผล ว่าถ้าหากมีข้อมูลซ้ำกัน ให้ปรับรูปแบบการแสดงผลอัตโนมัติ เช่น ทำไฮไลต์, เปลี่ยนสี ฯลฯ ตามใจชอบเลย
วิธีการทำ
1. เลือกระยะของ Cells ที่เราต้องการตรวจสอบว่ามีข้อมูลซ้ำกันอยู่หรือเปล่า ?
2. ไปที่ “แท็บ Home” ตรง “เมนูริบบอน Styles” ให้เราคลิก “เมนู Conditional Formattings”
3. เลือก “เมนู Hightlight Cells Rules” ตามด้วย “เมนู Duplicate Values”
4. เลือกรูปแบบการไฮไลต์ที่ต้องการ หากต้องการปรับแต่งเอง ก็ให้คลิก “เมนู Custom Format…”
5. เมื่อเลือกได้แล้ว คลิก “ปุ่ม OK” เพื่อปรับใช้
ข้อมูลที่มีค่าซ้ำกัน ก็จะเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลตามที่คุณเลือกแล้ว
เทคนิคนี้ สามารถนำไปประยุกต์ใช้เวลาที่ต้องการเปรียบเทียบข้อมูลที่อยู่กันคนละคอลัมน์ เช่น มีของอยู่ 2 สิ่ง แล้วต้องการเปรียบเทียบว่ามีคุณสมบัติอะไรที่เหมือนกัน และอะไรที่แตกต่างกัน
1.เลือกระยะ Cells ที่เราต้องการเปรียบเทียบว่ามีข้อมูลอะไรที่เหมือนกันบ้าง ?
2.ไปที่ “แท็บ Home” ตรง Styles ให้คลิก “เมนู Conditional Formattings”
3.เลือก “เมนู New rules”
4.หน้าต่าง New Formatting Rule จะปรากฏขึ้นมา ตรงช่อง Select a Rule Type แล้วคลิกที่ตัวเลือก “Format only unique or duplicate values”
5.ตรงเมนู Format all: เลือก Duplicate หากต้องการหาค่าซ้ำ และเลือก Unique หากต้องการหาค่าที่ไม่ซ้ำ
6.จากนั้นให้คลิกที่ “ปุ่ม Format…”
7.เลือกปรับรูปแบบไฮไลต์ที่ต้องการ ตามใจชอบ เสร็จแล้วก็ให้คลิก “ปุ่ม OK”
ใครที่ต้องทำงานเปรียบเทียบข้อมูลใน Excel อยู่บ่อยครั้ง ก็ลองไปประยุกต์ใช้งานกันดู