6 เคล็ดลับ ประชุมออนไลน์อย่างไร ให้ได้ผลดี มีประสิทธิภาพ ชัดเจน เข้าใจง่าย การประชุมที่ดีและราบรื่นได้นั้นหลักการเดียวกันกับการประชุมปกติ และสามารถประยุกต์กับประชุมในแบบออนไลน์ได้ การจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพ ให้เน้นการระบุประเภทของการประชุม และการเตรียมการที่เหมาะสม เพื่อให้การประชุมมีประโยชน์สูงสุดสำหรับทุกคน แก้ปัญหาประชุมนานโดยไม่จำเป็น
1. กำหนดประเภทของการประชุมที่จำเป็น
– การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูล เหมาะสำหรับการเผยแพร่ข้อมูล เช่น การประชุมประจำปีครึ่งปีหรือการบรรยายสรุปประชาสัมพันธ์
– การประชุมเพื่ออภิปรายและร่วมมือ เหมาะสำหรับการระดมความคิดหรือการแก้ปัญหา โดยมีผู้เข้าร่วมหลายคนร่วมกันแบ่งปันข้อมูลและความคิดเห็น
– การประชุมเช็กอิน เป็นการประชุมประจำระยะเวลาหนึ่ง เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการหรืองาน
– การประชุมทำงาน เป็นการประชุมเพื่อทำงานร่วมกัน เช่น การกำหนดตารางเวลาโครงการหรือการพัฒนาโค้ด
2. กำหนดเวลาการประชุมล่วงหน้าอย่างเหมาะสม
– การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก ควรกำหนดเวลาล่วงหน้าหลายสัปดาห์ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถจัดตารางเวลาได้
– การประชุมภายในองค์กร ควรกำหนดเวลาล่วงหน้าประมาณ 1-2 สัปดาห์
– ใช้เครื่องมือจัดตารางนัดหมายเพื่อหาเวลาและวันที่ที่เหมาะสมสำหรับทุกคน
3. ใช้หัวเรื่องหรือชื่อเรื่องการประชุมที่ชัดเจน
– หัวเรื่องหรือชื่อเรื่องควรระบุทั้งหัวข้อและวัตถุประสงค์ของการประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจวัตถุประสงค์และเตรียมตัวได้
4. มีทั้งวาระการประชุมและวัตถุประสงค์
– วาระการประชุมคือรายการสิ่งที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม
– วัตถุประสงค์คือผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้นจากการประชุม
5. กำหนดผู้นำการประชุม
– ทุกการประชุมควรมีผู้นำหรือผู้ร่วมนำ
– ผู้นำควรชัดเจนและมีบทบาทในการควบคุมการประชุม
6. ลดการใช้เทคโนโลยี แต่เน้นการสาธิต
– หลีกเลี่ยงการใช้สไลด์ PowerPoint ที่ซับซ้อน
– เน้นการสาธิตผลิตภัณฑ์หรือบริการจริง หากมีสินค้าเอาสินค้าจริงมาโชว์การใช้งานจริงไปเลย
– ส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนการประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเตรียมตัวได้
การจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยการวางแผนล่วงหน้า การสื่อสารอย่างชัดเจน และการคำนึงถึงเวลาของผู้เข้าร่วม เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิผล
ที่มา : https://it24hrs.com/2024/6tips-more-productive-online-meeting/